ZARZĄDZENIE NR 9.2020
WÓJTA GMINY SADKI

z dnia  27 stycznia 2020 r.

zmieniające Zarządzenie Wójta Gminy Sadki w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Sadkach

       Działając na podstawie art. 33 ust.2  ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym   (Dz. U. z 2019 r. poz. 506 ze zm. ) zarządzam, co następuje:

     §1. W Zarządzeniu Nr 92.2019 z dnia 3 października 2019 r. Wójta Gminy Sadki w sprawie wprowadzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Sadkach, wprowadza się następujące zmiany: 
1)	W Regulaminie organizacyjnym stanowiącym załącznik do zarządzenia wprowadza się zmiany:
a)	w §9 skreśla się pkt 5, 
b)	§ 32 ust.9 otrzymuje brzmienie: 

„§ 32 ust.9. REFERAT ORGANIZACYJNY - RO

Do zadań Referatu Organizacyjnego należy:
1)	prowadzenie i obsługa: sekretariatu i Biura Obsługi Klienta,
2)	rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Urzędu i do Urzędu  oraz paczek, 
3)	prowadzenie  rejestru umów zawartych z Gminą,
4)	prowadzenie rejestru faktur,
5)	prowadzenie rejestru aktów notarialnych,
6)	prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw Wójta,
7)	prowadzenie rejestru wywieszanych ogłoszeń na tablicach informacyjnych Urzędu,
8)	obsługa centrali telefonicznej, nadawanie i odbieranie faksów w sekretariacie Urzędu, prowadzenie  skrzynki e-mail Urzędu kancelaria@sadki.pl w Biurze Obsługi Klienta,
9)	zlecanie przeglądów i bieżących napraw, konserwacji sprzętu biurowego,
10)	przygotowywanie pomieszczeń do obsługi spotkań organizowanych przez Wójta, Zastępcę Wójta, Sekretarza, Skarbnika, Kierownika USC,
11)	prenumerata czasopism, w tym opracowywanie rocznego zapotrzebowania na prasę,
12)	zaopatrywanie Urzędu w sprzęt biurowy i wyposażenie w materiały biurowe 
i kancelaryjne, środki czystości, przygotowywanie rocznych planów, zapytań ofertowych, umów, 
13)	prowadzenie podręcznego magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,
14)	zamawianie i prowadzenie ewidencji pieczęci i pieczątek urzędowych,
15)	przyjmowanie klientów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Zastępcą Wójta lub Sekretarzem,
16)	nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości w Urzędzie,
17)	nadzór nad pracą pracowników obsługi,
18)	prowadzenie rejestru wyjść  służbowych i prywatnych pracowników, 
19)	podejmowanie działań zmierzających do usprawnienia pracy Urzędu,
20)	zapewnienie sprawnej organizacji pracy  i  funkcjonowania Urzędu,
21)	współdziałanie z obsługą prawną Urzędu,
22)	obsługa spotkań i zebrań organizowanych przez Wójta, 
23)	prowadzenie spraw w zakresie obsługi Rady Gminy i jej komisji,
24)	prowadzenie Biura Rady, 
25)	protokołowanie posiedzeń rady gminy i jej komisji, 
26)	podejmowanie czynności administracyjnych i organizacyjnych związanych 
z przeprowadzeniem sesji, spotkań Rady i jej Komisji,
27)	prowadzenie rejestru uchwał, 
28)	przechowywanie protokołów i uchwał organów jednostek pomocniczych, 
29)	planowanie i rozliczanie wydatków związanych z obsługą Rady, 
30)	przyjmowanie i ewidencjonowanie oświadczeń majątkowych składanych do
Przewodniczącego Rady Gminy,
31)	prowadzenie postępowań w sprawie dodatku mieszkaniowego i energetycznego oraz przygotowanie decyzji administracyjnej w tym zakresie, 
32)	sporządzanie list wypłat dodatków mieszkaniowych, 
33)	sporządzanie zbiorowych zestawień przyznanych dodatków mieszkaniowych za dany miesiąc dla zarządców nieruchomości,
34)	prowadzenie ewidencji interpelacji i zapytań,
35)	koordynowanie w zakresie przeprowadzania zebrań sprawozdawczo- wyborczych jednostek pomocniczych (sołectw),
36)	prowadzenie ewidencji aktów prawa miejscowego,
37)	prowadzenie spraw związanych z systemem telefonów stacjonarnych i  komórkowych 
w Urzędzie, 
38)	zapewnienie sprawności działania  wewnętrznej sieci instalacji telefonicznej,
39)	prowadzenie spraw pracowniczych,
40)	prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników Urzędu oraz prowadzenie akt osobowych zgodnie z obowiązującymi  przepisami,
41)	przygotowywanie i prowadzenie dokumentacji dotyczącej naboru na stanowiska urzędnicze,
42)	prowadzenie dokumentacji dotyczącej służby przygotowawczej pracowników,
43)	nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny pracy, stosowaniem kar porządkowych, 
44)	prowadzenie ewidencji czasu pracy,
45)	nadzór nad wykorzystywaniem urlopów pracowniczych,       
46)	prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych pracowników Urzędu i miesięczne rozliczenie ryczałtów za wyjazdy służbowe prywatnym samochodem,
47)	prowadzenie spraw związanych z zeznaniami świadków potwierdzających zatrudnienie 
w gospodarstwie rolnym lub jego prowadzenie,
48)	prowadzenie dokumentacji pracowników kierowanych przez Powiatowy Urząd Pracy 
w ramach robót publicznych, prac interwencyjnych i kierowanych przez Sąd do odbycia kary,
49)	współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie pozyskiwania pracowników na roboty publiczne, prace interwencyjne i staże, 
50)	prowadzenie spraw emerytalno-rentowych,
51)	prowadzenie aktualnego wykazu stanowisk, opisu stanowisk z określeniem wymagań   kwalifikacyjnych, zakresów czynności z podziałem na zadania, odpowiedzialność 
i uprawnienia, 
52)	prowadzenie polityki szkoleniowej, 
53)	prowadzenie spraw związanych z odbywaniem w Urzędzie praktyk studenckich 
i uczniowskich, 
54)	zapewnienie przeprowadzania szkolenia wstępnego  pracowników i osób kierowanych przez sąd    w zakresie bhp i ppoż. oraz organizowanie szkoleń okresowych w dziedzinie bezpieczeństwa               i higieny pracy,
55)	przygotowywanie sprawozdań kwartalnych i rocznych z zakresu prawa pracy,
56)	prowadzenie strony podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu,  
57)	zapewnienie i sprawowanie nadzoru nad zabezpieczeniem treści informacji publicznych w BIP,
58)	zapewnienie ciągłości dostępu do informacji zgromadzonych na stronie podmiotowej BIP,
59)	dokonywanie zmian treści informacji publicznych udostępnionych na stronie podmiotowej BIP,
60)	określanie sposobu dostępu do informacji publicznych będących w posiadaniu Urzędu,
61)	prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej,
62)	koordynowanie działań związanych z tworzeniem i prowadzeniem urzędowego publikatora teleinformatycznego – Biuletynu Informacji Publicznej,
63)	prowadzenie strony internetowej www.sadki.pl i wprowadzanie danych, 
64)	prowadzenie spraw w zakresie informatyzacji,
65)	administrowanie systemem informatycznym i koordynowanie procesu informatyzacji 
w Urzędzie Gminy,
66)	nadzór nad bezpieczeństwem informatycznym Urzędu Gminy,
67)	planowanie, realizacja i ocena dokonywanych wdrożeń w systemie informatycznym,
68)	planowanie zapotrzebowania na sprzęt komputerowy,
69)	 obsługa i konserwacja sieci informatycznej i sprzętu komputerowego,
70)	stały nadzór i kontrola bezpieczeństwa funkcjonowania sieci informatycznej,
71)	ochrona systemów i sieci informatycznych,
72)	administrowanie serwerami plików, poczty elektronicznej, 
73)	zabezpieczenie baz danych i przesyłu danych w systemach informatycznych,
74)	zapewnienie utrzymania ciągłości Internetu, i sprzętu komputerowego oraz urządzeń biurowych,
75)	kontrola usług gwarancyjnych i pogwarancyjnych dotyczących sprzętu teleinformatycznego,
76)	kontrola licencji i legalności oprogramowania,
77)	prowadzenie instruktażu dla pracowników z zakresu pracy systemu informatycznego                       i programów użytkowych,
78)	usuwanie podstawowych problemów związanych z działaniem komputerów, drukarek                     i oprogramowania,
79)	konserwacja sprzętu i instalacja oprogramowania na stacjach roboczych,
80)	sprawowanie nadzoru nad systemem informatycznym i jego zasobami, pracą serwerów  i stacjami roboczymi, 
81)	prowadzenie kontroli obecności wirusów komputerowych w systemie i jego zasobach oraz               w serwerach i stacjach roboczych, 
82)	aktualizacja oprogramowania antywirusowego, 
83)	zabezpieczanie danych osobowych przetwarzanych w systemie informatycznym, 
84)	zarządzanie systemem informatycznym w zakresie przestrzegania ustawy o ochronie danych osobowych i przeprowadzanie kontroli w tym zakresie, 
85)	wprowadzanie środków organizacyjno-technicznych w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych, 
86)	realizowanie zadań wynikających z ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (zapewnienie funkcjonowania elektronicznej skrzynki podawczej, zapewnienie funkcjonowania elektronicznej platformy administracji publicznej – e-PUAP,
87)	prowadzenie spraw związanych z bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu,
88)	zapewnienie przeprowadzania audytu bezpieczeństwa informacji,
89)	prowadzenie spraw z zakresu działalności gospodarczej, 
90)	zapewnienie realizacji zadań gminy wynikających z ustawy o wychowaniu w trzeźwości                 i przeciwdziałaniu alkoholizmowi w zakresie wydawania i cofania zezwoleń na sprzedaż                 i podawanie napojów alkoholowych, 
91)	przyjmowanie, wygaszanie, przekształcanie i przesyłanie wniosków o wpis do CEIGD,
92)	udostępnianie danych ze zarchiwizowanej gminnej ewidencji działalności gospodarczej,
93)	wydawanie opinii w sprawie rozkładu godzin pracy aptek ogólnodostępnych na terenie Gminy,
94)	wydawanie zezwoleń na okolicznościowe używanie artykułów pirotechnicznych,
95)	wykonywanie zadań obronnych w zakresie czynności związanych z realizacją powszechnego obowiązku obrony państwa oraz współdziałanie w tych sprawach z organami wojskowymi, nakładanie świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony,
96)	realizacja zadań określonych w ustawie o powszechnym obowiązku obrony RP, 
97)	aktualizacja i prowadzenie rejestrów osób podlegających kwalifikacji wojskowej, 
98)	realizowanie zadań stałego dyżuru na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa, 
99)	wykonywanie czynności związanych z przeprowadzaniem spisów powszechnych,
100)	zapewnienie przestrzegania przepisów ustawy o ochronie danych osobowych oraz zapewnienia warunków technicznych i organizacyjnych,
101)	opracowywanie i aktualizacja strategii rozwoju Gminy,
102)	prowadzenie spraw związanych z promocją Gminy, 
103)	zapewnienie otaczania symboli Rzeczypospolitej Polskiej czcią i szacunkiem oraz realizacja zadań wynikająca z ustawy o godle, barwach i hymnie Rzeczypospolitej Polskiej i pieczęci państwowych,
104)	opracowywanie i rozpowszechnianie materiałów promocyjnych o Gminie, propagowanie walorów turystycznych Gminy, 
105)	zapewnienie prawidłowego wizerunku budynku i otoczenia Urzędu,
106)	zapewnienie materiałów promocyjnych Gminy,
107)	prowadzenie dokumentacji fotograficznej przedsięwzięć inwestycyjnych Gminy, 
108)	przygotowywanie decyzji na przeprowadzenie imprezy masowej, 
109)	prowadzenie rejestru zawiadomień o odbyciu imprezy artystycznej lub rozrywkowej na terenie Gminy,
110)	współorganizowanie lub współuczestnictwo z gminnymi jednostkami organizacyjnymi 
i jednostkami pomocniczymi imprez i uroczystości gminnych, 
111)	zapewnienie spełnienia wymagań formalno-prawnych i organizacyjnych imprezy,
112)	przygotowywanie rocznego zbiorczego kalendarza imprez na terenie Gminy i jego aktualizowanie,
113)	współpraca z organizacjami pozarządowymi i podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego,
114)	opracowywanie Programu współpracy z organizacjami pozarządowymi i podmiotami prowadzącymi działalność pożytku publicznego, 
115)	ogłaszanie otwartych konkursów ofert na realizację zadań publicznych, 
116)	nadzorowanie realizacji zadań publicznych w wyniku zawartych umów,
117)	realizowanie zadań wynikających z ustawy o działalności leczniczej,
118)	zapewnienie obowiązywania aktualnych programów zdrowotnych  w Gminie i ich realizacja,
119)	prowadzenie ewidencji i wynajmu świetlic na terenie Gminy (przygotowywanie umów, przygotowywanie stosownych zarządzeń, 
120)	prowadzenie kalendarza wynajmu sali nr 1 w Centrum,
121)	przeprowadzanie  konsultacji społecznych,
122)	zapewnienie tworzenia warunków, w tym organizacyjnych, sprzyjających rozwojowi sportu na terenie Gminy,
123)	prowadzenie katalogu usług i monitoringu jakości świadczonych usług oraz decyzji, uchwał           i postanowień,
124)	nadzór nad ochroną dóbr kultury w zakresie przewidzianym ustawą oraz innymi przepisami 
w tym ochrona zabytków i opieka nad zabytkami,
125)	prowadzenie ewidencji zabytków niewpisanych do rejestru zabytków,
126)	przyjmowanie informacji o znalezieniu przedmiotu archeologicznego lub odkrycia wykopaliska     i niezwłoczne zawiadomienie o tym wojewódzkiego konserwatora zabytków,
127)	tymczasowe przejęcie w zarząd zabytku nieruchomego.
128)	opieka nad cmentarzami, grobami wojennymi oraz miejscami pamięci narodowej.
129)	wydawanie zezwoleń na wykonywanie przewozów w transporcie drogowym i sporządzanie sprawozdań w tym zakresie.”

c)	skreśla się §36 ust.2;
d)	§38 ust. 4 otrzymuje brzmienie:

„§38 ust. 4 URZĄD STANU CYWILNEGO – USC

Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy: 
1)	prowadzenie spraw z zakresu akt stanu cywilnego i związanych z nimi spraw rodzinno - opiekuńczych, 
2)	rejestracji urodzeń, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny  osób,
3)	sporządzania aktów stanu cywilnego i prowadzenia ksiąg stanu cywilnego,
4)	sporządzania i wydawania odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
5)	przechowywania i konserwacji ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
6)	przyjmowania oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
7)	wykonywania zadań wynikających z Konkordatu,
8)	prowadzenia korespondencji z placówkami konsularnymi z zakresu zdarzeń stanu cywilnego,
9)	wydawania decyzji administracyjnych na podstawie Kodeksu Postępowania Administracyjnego w oparciu o prawo o aktach stanu cywilnego,
10)	prowadzenie archiwum USC,
11)	współpraca z innymi Urzędami Stanu Cywilnego, kościołami i instytucjami w zakresie rejestracji stanu cywilnego,
12)	zapewnienie realizacji ustawy o zmianie imienia i nazwiska, 
13)	prowadzenie postępowań administracyjnych i wydawanie decyzji w sprawach zmiany imion 
i nazwisk,
14)	współpraca z Wojewodą w sprawie nadawania medali za długotrwałe pożycie małżeńskie,
15)	prowadzenie spraw w zakresie spraw obywatelskich,
16)	wydawanie dowodów osobistych, ich unieważnianie, przyjmowanie zgłoszeń i wydawanie    zaświadczeń o utracie, przyjmowanie dowodów znalezionych przez osoby postronne, 
17)	prowadzenie rejestru mieszkańców przebywających na pobyt stały i czasowy na terenie Gminy, 
18)	ewidencja osób przebywających czasowo za granicą,
19)	prowadzenie rejestru wyborców,
20)	sporządzanie wykazów dzieci i młodzieży podlegających obowiązkowi szkolnemu dla potrzeb placówek oświatowych,
21)	udostępnianie danych osobowych z rejestru mieszkańców,
22)	wydawanie zaświadczeń i poświadczeń z rejestru mieszkańców,  
23)	prowadzenie postępowania administracyjnego w sprawach o wymeldowanie i zameldowanie  
z pobytu stałego i czasowego na wniosek strony lub z urzędu,
24)	współpraca w zakresie spraw rejestracji i kwalifikacji wojskowej.
25)	prowadzenie archiwum zakładowego, 
26)	przejmowanie akt z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego,
27)	przechowywanie, zabezpieczenie, udostępnianie oraz ewidencjonowanie posiadanych 
  i przejmowanych akt spraw zakończonych,
28)	brakowanie dokumentacji niearchiwalnej, 
29)	przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych,
30)	współpraca z Archiwum Państwowym w zakresie zapewnienia właściwego postępowania 
 z dokumentacją.”

e)	załącznik nr 1 do Regulaminu wprowadzony Zarządzeniem Nr 92.2019  otrzymuje brzmienie określone jak w  załączniku do niniejszego zarządzenia. 

    §2.1. Zobowiązuję Kierowników komórek organizacyjnych Urzędu o zapoznanie podległych pracowników  z niniejszym zarządzeniem i przekazanie do Sekretarza Gminy oświadczeń o zapoznaniu 
w terminie do 5 lutego 2020 r.
2. Kierowników komórek organizacyjnych zobowiązuję do przedstawienia aktualnych zakresów czynności wynikających z wprowadzonych zmian w terminie do 14 lutego 2020 r.

    §3. Wykonanie zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy.

    §4. 1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z tym zastrzeżeniem, że § 1 pkt 1 lit.c wchodzą w życie z dniem 10 lutego 2020 r..

Uzasadnienie

            Konieczność dokonania zmian w strukturze organizacyjnej Urzędu Gminy w Sadkach związana jest ze zmianami organizacyjnymi.